Samorozwój a motywacja pracowników – jak pogodzić te dwa aspekty?

Rynek szkoleń posiada niezwykle bogatą ofertę, od szkoleń poprawiających nasze umiejętności miękkie, poprzez kursy z obsługi narzędzi poprawiających efektywność pracy, takich jak MS Excel, aż po niezwykle specjalistyczne szkolenia. Każdy pracodawca może znaleźć szkolenia dla pracowników, które w pełni zaspokoją potrzeby jego firmy i będą stanowiły rozwiązanie problemów mogących trapić organizację, a także wspomogą motywowanie pracowników.

Obiecaliśmy artykuł o tym jak spośród bogatej oferty szkoleń wybrać dla naszych pracowników te najbardziej wartościowe i przydatne. A skoro obiecaliśmy, to proszę, jest i artykuł. Przedstawimy w nim kolejne etapy procesu szkolenia (na podstawie M. Kossakowska, I. Sołtysińska, Szkolenia pracowników a rozwój organizacji), przy czym skupimy się na najbardziej istotnej fazie jaką jest identyfikacja potrzeb szkoleniowych. Bowiem od tego, czy właściwie określimy potrzeby będzie zależała efektywność szkolenia dla firmy jak i dla samego pracownika, a także motywacja pracowników do wzięcia udziału w szkleniu.

Szkolenia dla pracowników – definicja

Szkolenia dla pracowników są planowanym i systematycznym procesem zmian w zachowaniu pracownika, umożliwiającym zdobycie wiedzy, umiejętności i kompetencji potrzebnych do właściwej realizacji zadań i zaspokojenia potrzeb personalnych organizacji (M. Armstrong, Zarządzanie zasobami ludzkimi). Szkolenia sprawdzają się również jako motywacja pracowników. O szkoleniu można też mówić jako o inwestycji w ludzi, która ma wpłynąć na podniesienie jakości i standardów pracy dzięki efektywnemu wykorzystaniu ich potencjału, a także pomóc w znalezieniu rozwiązania istniejących w firmie problemów. Celem szkolenia jest poprawa wyników pracy poszczególnych grup i osób, a także całej organizacji (P. Bramley, Ocena efektywności szkoleń). Szkolenia to także sposób na samorozwój osób pracujących w firmie.

Etapy szkolenia pracowników

Podział na etapy procesu szkoleniowego, który po części ma na celu samorozwój pracownika, zaproponowany przez M. Kossakowską oraz I. Sołtysińską wygląda następująco:

  • Wstępne oczekiwania i wstępna oferta
  • Identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych
  • Określenie celów szkoleniowych
  • Projektowanie szkoleń
  • Raport ze szkolenia
  • Monitorowanie i ocena efektów szkolenia
  • Przegląd ex-post ? analiza i podsumowanie całego procesu szkoleniowego.

Zagadnienia związane z samym wyborem firmy szkoleniowej znajdziecie w artykule: Jak wybrać firmę szkoleniową. My zajmiemy się teraz pełniejszym omówieniem etapów 2 i 3, gdyż są to etapy, które w głównej mierze wpływają na to czy szkolenie będzie efektywne spełni rolę motywowania pracownika.

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych

Jest to etap najważniejszy. Od jego rzetelnego przeprowadzenia zależy czy szkolenie spełni swoją rolę , czy też będzie jedynie stratą pieniędzy. Identyfikacja potrzeb szkoleniowych odbywa się to na dwóch etapach: zbierania informacji oraz analizy faktów. Informacje należy zbierać zarówno od przełożonych, jak i od samych pracowników.

Na początek należy odpowiedzieć sobie na pytanie czy nasi pracownicy optymalnie wykorzystują swoje umiejętności i jak do tej pory wyglądało w firmie motywowanie pracowników oraz ich samodoskonalenie się, a następnie określić rozbieżność pomiędzy tym jak pracownik powinien wywiązywać się ze swoich obowiązków, a stanem faktycznym. Rozbieżności te określamy na kilku płaszczyznach: wiedzy, umiejętności, motywacji pracownika oraz procedur. Na tej podstawie ustalimy faktyczne potrzeby szkoleniowe.

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych przebiega w trzech perspektywach:

  • organizacyjnej,
  • zawodowej,
  • indywidualnej

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych – perspektywa organizacyjna

Z punktu widzenia poziomu organizacyjnego ocenia się firmę jako całość. Należy przyjrzeć się finansom, realizowanym zadaniom, planowanym przedsięwzięciom wraz ze sposobami na motywowanie pracowników. Dokonuje się tego na podstawie dokumentacji oraz rozmów z kierownikami.

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych – perspektywa zawodowa

Na poziomie zawodowym bierzemy pod lupę grupy pracowników: dział, stanowisko czy inną komórkę organizacyjną. Tutaj również korzystamy z dokumentacji (w tym dotyczącej szkolenia pracowników), rozmówi z kierownikami i pracownikami, jednak może to być niewystarczające. W takim wypadku podejmujemy obserwację pracy konkretnego zespołu za pomocą:

  • całościowej analizy pracy,
  • analizy zadań kluczowych,
  • analizy skoncentrowanej na problemie.

W tym przypadku potrzeby szkoleniowe są definiowane w ramach konkretnej grupy i ich zaspokojenie ma znaczenie przede wszystkim dla niej, a dopiero później dla firmy.

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych – perspektywa indywidualna

Na koniec perspektywa indywidualna, gdy bada się potrzeby szkoleniowe konkretnego pracownika. Głównym źródłem informacji jest tutaj badana osoba. Przeprowadzamy analizę jej umiejętności przygotowując zadania, a także diagnozujemy samodoskonalenie się. Analizujemy także CV pracownika, referencje, osiągnięcia.

Określenie celów szkoleniowych i motywacji pracowników

Na tym etapie następuje przekształcenie potrzeb szkoleniowych w skonkretyzowane cele. Określenie ich ma za zadanie uświadomienie uczestnikom szkolenia, pracodawcy oraz firmie szkoleniowej do czego należy dążyć podczas całego procesu szkolenia pracowników. Chodzi o to żeby pracownik wiedział czego ma się nauczyć, a trener jaką wiedzę ma do przekazania. Dzięki temu wszystkie strony posiadają określoną wizję końcowego rezultatu, gdyż kiedy wie się do czego dążymy możemy precyzyjnie opracować program szkolenia, wybrać metodę szkoleniową oraz opracować kryteria oceny oraz zwiększyć możliwość kontroli całego procesu. Do wyznaczenia celów niezwykle przydatne jest posłużenie się metodą SMART, gdyż prawidłowo określony cel jest dobrze opisany w ujęciu jakościowym i ilościowym, osiągalny, realistyczny i akceptowany przez osoby, które mają go osiągnąć oraz określony w czasie. Cel określony metodą SMART wpływa również pozytywnie na motywowanie pracowników i ich samodoskonalenie się na drodze do osiągnięcia tego celu.

Szkolenia pracowników – podsumowanie

Szkolenie pracowników wydaje się być niezwykle skomplikowanym procesem. Ale gdy rzetelnie przebrniemy przez te wszystkie etapy, możemy mieć pewność, że szkolenia, które zamówimy to będzie dobra inwestycja w pracowników, w firmę, w przyszłość.