Wiele osób traktuje nowy rok jako porę na zmiany, ponieważ uważa, że to doskonały czas na lepszy początek. Rzeczy, z którymi zwlekamy – zadania w pracy, zmiana diety czy nauka języka obcego często są odkładane i czekamy na impuls by wziąć sprawy w swoje ręce. Są jednak takie postanowienia, z którymi nie warto czekać aż do nowego roku:

  1. Finanse! Jeśli zazwyczaj nie masz wystarczającej motywacji by o nie zadbać, niech ten świeży start w 2020 rok stanie się dla Ciebie punktem zwrotnym, który da Ci ten impuls by zacząć oszczędzać z głową. Może czas najwyższy założyć konto IKE? Albo policzyć i przeanalizować wydatki? (a w liczeniu pieniędzy i planowaniu budżetu domowego z całą pewnością przyda się Excel 😉
  2. Zdrowie! Dawno odkładana wizyta u lekarza i badania? Sport? Rzucenie palenia? Każdy wie jak jest to ważne, jednak rzadko jest to pilne więc zajmujemy się innymi sprawami aż pilne się stanie…
  3. Relacje! Podobno na łożu śmierci nikt nie żałuje, że nie spędził więcej czasu w biurze… Zawsze żałujemy zaniedbanych relacji. Może za mało czasu spędzamy z dzieckiem? Albo z żoną? Może czas odwiedzić babcię lub tatę? I robić to nie tylko z przymusu w Święta 😛

Najczęstsza przyczyna porażki postanowień?
Nie wszystko na raz!

Zanim rzucimy się do spisywania długiej listy noworocznych postanowień pamiętajmy o bardzo ważnej zasadzie: zmiana zachowania wymaga na początku silnej woli, do czasu aż zamieni się w nawyk (wówczas silna wola, czyli świadome zaangażowanie umysłu, nie jest już potrzebna). A silna wola się męczy, jak mięsień. Jeśli zatem weźmiemy na siebie zbyt wiele postanowień, z pewnością zaczniemy prokrastynować (bo nikt nie ma dość siły by zmienić wszystko na raz).

Dlatego wybierajmy mądrze jeden najważniejszy cel na dany czas (przyjmuje się, że nawyk wyrabia się od 1 do 3 miesięcy). Np. zdecydujmy się na rzucenie palenia lub bieganie i tylko na tym się skoncentrujmy przez najbliższe miesiące, aż do skutku. Potem należy nam się nagroda w postaci odpoczynku. Dlatego zmiana nawyków to proces długofalowy, zmiana 2-3 nawyków w ciągu roku to już ogromny sukces!

Warto również pamiętać, że o wiele łatwiej jest zastąpić jeden nawyk drugim, niż usunąć istniejący zły nawyk pozostawiając po nim psychiczną pustkę. Zatem łączmy złe nawyki w pary z dobrymi. Jeśli jako cel stawiamy sobie rzucenie palenia możemy w zamian w momentach w których wcześniej paliliśmy iść na spacer (tylko nie rzucajmy się od razu na bieganie jeśli tego do tej pory nie robiliśmy, bo polegniemy i się zniechęcimy – pamiętajcie, koncentrujemy się na jednym celu/nawyku na raz, drugi dobry nawyk ma pomóc w zwalczeniu pierwszego a nie być celem sam w sobie).

W tej tematyce polecamy książkę „Siła nawyku„.

Główne powody prokrastynacji

Prokrastynacja jest objawem, a nie problemem samym w sobie. Pomyśl, jaka jest jej przyczyna w Twoim wypadku i pozbądź się źródła problemu. Odkładamy rzeczy na później ponieważ mamy złudzenie, że łatwiej będzie nam coś zrobić w późniejszym terminie. Tak naprawdę uciekamy od podejmowania decyzji bo boimy się możliwej porażki. Kombinowanie zamiast realnego działania zabiera czas i energię, nie dając nam nic w zamian (no dobrze, czasem są pozytywne skutki uboczne np. w postaci posprzątanego mieszkania, jeśli akurat w ten sposób prokrastynujemy 😉 )

Nasze świadome myśli biegną powoli i są racjonalne. Natomiast myślenie podświadome jest szybkie ale rządzi się instynktem i emocjami. To właśnie drugi sposób myślenia odgrywa większą rolę niż moglibyśmy sądzić i częściej steruje naszymi decyzjami. Dlatego kiedy nie możemy zabrać się za działanie i mamy wrażenie walki z samym sobą, to wcale nie jest to złudzeniem. Pewien fragment mózgu podpowiada, żeby odpocząć albo zająć się czymś przyjemnym, ponieważ jego priorytetem jest minimalizacja strat energetycznych (np. stresu). Czasem będzie to dla nas korzystne, jednak zazwyczaj oddali nas od naszych celów.

1. To zadanie jest zbyt trudne

Z góry zakładając, że zadanie, którego mamy się podjąć, nie będzie ani proste, ani przyjemne skazujemy się na porażkę. Nie można się więc dziwić, że odkładamy je na później. Jeżeli powiemy sobie, że coś będzie trudne bądź trudniejsze niż jest w rzeczywistości, znajdziemy usprawiedliwienie dla jak najpóźniejszego jego wykonania.

2. Muszę zrobić to idealnie

Prokrastynacja jest domeną perfekcjonistów. O wiele łatwiej przyjąć zasadę ”nie będzie to zrobione idealnie więc nie ma po co robić”. Z psychologicznego punktu widzenia takie podejście jest przyjęte jako bardziej akceptowalna wersja zdarzeń – nigdy nie stawiamy czoła zadaniu, aby nie zmierzyć się z porażką lub miernej jakości wykonaną pracą. Nikt nie lubi przegrywać a nierobienie czegoś często oznacza pozorną ucieczkę przed porażką. Tłumaczymy sobie, że jeśli spróbujemy i nie odniesiemy sukcesu, stracimy czas i siły. Wolimy odkładać coś w czasie, niż stanąć twarzą w twarz z lękiem przed przegraną.

3. Nie mogę się skupić

Powodem prokrastynacji mogą być problemy z koncentracją. W dzisiejszych czasach multum rzeczy i spraw zajmuję naszą uwagę i co gorsza zabiera mnóstwo czasu. W tym wypadku warto dokładnie przyjrzeć się przyczynie swojego odkładania rzeczy na później i zacząć mozolną ale owocną pracę nad lepszą koncentracją. Tylko nielicznym osobom udaje się utrzymywać koncentrację w sytuacji nadchodzącego deadline’u.

Zasady walki z prokrastynacją

1. Zacznij dzień od najtrudniejszego zadania

Odkładanie najcięższej rzeczy do zrobienia w danym dniu na później spowoduje, że dane zadanie stanie się jeszcze trudniejsze. Gdy zrobisz je jako pierwsze, pozostała część dnia będzie dla Ciebie łatwiejsza, ponieważ będziesz miał uczucie spełnienia. Nie będziesz też tracił energii na myślenie o obowiązku, który wciąż nad Tobą wisi. M.in. o tym problemie pisze Brian Tracy w książce „Zjedz tę żabę„.

Seven Covey  pięknie to ilustruje eksperymentem: Spróbujcie wrzucić do słoika najpierw masę piachu i drobnych kamyczków a potem włożyć do niego 1-2 duże kamienie. Nie uda nam się to. Jednak jeśli najpierw włożymy duże kamienie, to małe kamyczki a potem drobny piasek bez problemu wypełnią wolną przestrzeń pomiędzy dużymi kamieniami.

2. Twórz listy rzeczy do zrobienia

Jeden z prostszych sposobów na radzenie sobie z prokrastynacją – odhaczanie kolejnych pozycji na liście da Ci satysfakcję oraz przedstawi sprawę jasno co jeszcze dzisiaj Cię czeka. Z każdym kolejnym krokiem, z którym dałeś sobie radę będziesz zdobywać tylko jeszcze większą motywację do zabrania się do kolejnych zadań by jak najszybciej zamknąć wszystkie etapy.

Bardzo ważny warunek skuteczności: Listy zadań muszą być krótkie!
Coraz częściej się mówi, że długa lista wywołuje poczucie winy i wzmaga prokrastynację. Sztuką jest eliminowanie mniej ważnych zadań i skupienie na kilku najważniejszych (polecamy książkę „Jedna Rzecz„). Możemy przygotować sobie listę wszystkich rzeczy do zrobienia, jednak zastosujmy np. metodę ABCDE (ABC to priorytety, D – delegowanie komuś innemu, E – eliminacja) i następnie zróbmy nową krótszą listę tylko z priorytetami. Mniej ważnych zadań zazwyczaj wcale nie musimy wykonać i świat się nie zawali (zasada Pareto: 20% wykonanych zadań da nam 80% efektów).

W tym jak decydować co jest naprawdę ważne, a co tylko się takie wydaje może pomóc nam Matryca Eisenhowera, dzieląca zadania na Ważne i Nieważne oraz Pilne i Niepilne. Sztuka polega na odróżnieniu zadań ważnych od pilnych (które zwykle ważne się wydają) oraz na koncentrowaniu całej swojej uwagi na rzeczach ważnych ale niepilnych (np. zdrowie, sport, rodzina, finanse osobiste, systematyczność w pracy) dzięki czemu coraz rzadziej zdarzają nam się zadania ważne i pilne. Sporo na ten temat możecie przeczytać w książce „Najpierw rzeczy najważniejsze” S.Covey’a.

3. Osobiście określaj czas, który poświęcisz na poszczególne zadania

Zarówno badania naukowców jak i nasze doświadczenia potwierdzają, że wyznaczenie terminu i ścisłe określenie czasu na wykonanie konkretnego zadania, zwiększa efektywność i szanse powodzenia. Zorganizowane osoby nie tylko szybciej radzą sobie z zadaniami ale co ważniejsze przychodzi im to łatwiej.

Warto przy wyznaczaniu terminu pamiętać o prawie Parkinsona: ogólnie rzecz biorąc zadania mają tendencję do zajmowania nam takiej ilości czasu jaką mamy do dyspozycji. Więc jeśli będziemy planować na zadania zbyt dużo czasu to go z pewnością jakoś zapełnimy (marnując go). Natomiast oczywiście zbyt krótki termin może odbić się negatywnie na jakości pracy, niepotrzebnie nas stresować i demotywować (jeśli uznamy termin za nierealny). Sztuką jest zatem wyznaczanie optymalnej ilości czasu na zadania (nie za dużej aby się nie rozleniwiać i nie za krótkiej aby nas nie paraliżował lęk przed porażką). Ta umiejętność przychodzi z doświadczeniem.

4. Skoncentruj się

Odetnij się od telefonu, tabletu, social mediów. Są to złodzieje czasu, którym często poświęcamy uwagę, która powinna być przeznaczona np. dla rodziny. W otoczeniu tak wielu możliwości zagospodarowania czasu łatwo można ulec pokusie prokrastynacji. Czasem po prostu potrzebujesz się wyciszyć i odłączyć od internetu, nie warto z tym zwlekać.

Wiele osób stosuję metodę „bloków czasu” – wyznacz sobie określone godziny na dany rodzaj zadań. Np. od rana zadanie najważniejsze – 2 godziny. Potem odpisywanie na maile – 1 godzina. Potem spotkania z zespołem -1 godzina. itd.

5. Zadeklaruj się przy znajomych

Powiedz przyjaciołom lub bliskim współpracownikom / managerowi o swoich celach i planach pokonania prokrastynacji. Takim sposobem zwiększysz prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu, będziesz bardziej zmotywowany do pracy nad sobą oraz stworzy się grupa osób, która będzie Cię wspierać i w razie potrzeby przypomni o naszych zobowiązaniach 🙂

WAŻNE: nie mówmy o naszych celach każdemu! Powinniśmy starannie wybrać osoby, które nas lubią i mają pozytywne nastawienie. Najlepiej takie, które same dobrze sobie radzą w obszarze w jakim chcemy się rozwijać (np. oszczędzają pieniądze, biegają, rzuciły palenie, prowadzą firmę itp.). W innym wypadku ryzykujemy, że otoczenie będzie nam podcinać skrzydła, wmawiać nam, że nie damy rady. Pamiętajmy, że większość ludzi ma tendencję do równania w dół, „ściągania na ziemię”. Tak więc wybierajmy mądrze swoich powierników.

6. Rób jedną rzecz na raz

Wiele osób twierdzi, że potrafi robić kilka rzeczy na raz. Jednak większość badań wykazuje, że to nieprawda. Multizadaniowość to mit! Nasz świadomy umysł potrafi jednocześnie skupić się na jednym zadaniu, ale dość szybko przerzuca uwagę między zadaniami (co daje nam złudzenie multizadaniowości). Marnuje to jednak energię i męczy nasz umysł oraz silną wolę. Spada nam zatem koncentracja, szybciej się męczymy i zwiększa się ryzyko, że nie wykonamy danego zadania wcale (szczególnie, jeśli jest to zadanie skomplikowane i wymagające długiej pracy). W tym temacie polecamy np. książkę „Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym„.

Robienie 2 rzeczy na raz jest czasem możliwe, jeśli mamy duże doświadczenie w wykonywaniu danego zadania i kontrolę nad nim przejmuje podświadomość (jak np. jazda samochodem). Jednak nie można na takiej multizadaniowości do końca polegać. Wystarczy niestandardowa sytuacja (np. samochód zajedzie nam drogę z podporządkowanej) a podświadomość bez pomocy świadomego umysłu może sobie nie poradzić (np. jeśli prowadząc zerkaliśmy na komórkę, wypadek mamy gwarantowany, bo świadomość była zajęta czymś innym)

7. Duże zadania rozbijaj na mniejsze

Wiecie w jaki sposób można zjeść słonia? Kawałek, po kawałku 😉

Ogromne zadania, wymagające tygodni czy miesięcy pracy mogą nas przerażać. Nie będziemy w stanie ich wykonać dopóki nie podzielimy ich na serię małych zadań i nie rozpiszemy ich w postaci planu realizacji. Wówczas możemy skoncentrować się na poszczególnych mniejszych zadaniach a nie na całości.

Życzymy Wam zatem powodzenia w realizacji postanowień (nie tylko tych noworocznych 😉
A jeśli masz na liście celów lepsze poznanie Excela (np. aby zacząć planować budżet domowy), to zapraszamy do zapoznania się z ofertą naszych szkoleń: https://www.edukey.pl/szkolenia/office-excel

Autorzy:
Radosław Barszczak – Mistrz Polski juniorów w łyżwiarstwie figurowym. Office Manager Edukey
Łukasz Matuszewski – Socjolog, który zwalczając prokrastynację został programistą. CTO Edukey